Впровадження системи електронного документообігу

В місті Первомайську триває процес реалізації проекту «Прозорість та підзвітність між владою і громадянами» за підтримки Ради Європи. В рамках реалізації даного проекту, окрім іншого, передбачено впровадження у виконавчих органах місцевого самоврядування системи електронного документообігу.

З метою більш детального ознайомлення з електронною системою документообігу 7 листопада 2017 року в приміщенні виконавчого комітету Первомайської міської ради відбулись навчання працівників виконавчих органів місцевого самоврядування, за участю депутатів міської ради, представником ТОВ «Софт Експаншен Україна» Олегом Піденко. Основний напрямок діяльності компанії – це розробка електронного документообігу в державних та приватних структурах.

Представник компанії розповів аудиторії про досягнення фірми в галузі програмного забезпечення, про напрацьований досвід роботи в державній системі. Доповідач навів приклади розроблених та працюючих програмних продуктів, а саме: «Електронні петиції Кабінету Міністрів України», «Бюджет Участі», системи документообігу, що працюють в міських радах міст України (Львів, Калуш, Івано-Франківськ, Маріуполь, Рогатин), системи документообігу, що на теперішній час впроваджуються в містах Балті, Білій Церкві, Тернополі. Також Олег Олександрович більш детально зупинився на самій системі електронного документообігу з функціями менеджменту «SX-Government». Це власна вітчизняна розробка компанії, зроблена на типових нормах діловодства і для роботи якої потрібен тільки браузер.

Програмне забезпечення «SX – Government» розраховане на 150 користувачів і складається з модулів:

- діловодство – опрацювання вхідних документів, вихідних документів, внутрішньої кореспонденції, організаційно-розпорядчих документів, зразків документів, формування електронного архіву документів;

- кадри – ведення та зміна організаційної структури; заведення нових і архівування звільнених співробітників; ведення всієї інформації про співробітників; додавання та видалення співробітників;

- календар подій – планування нарад і заходів, перевірка наявності вільних ресурсів і часу, та їх бронювання;

- особистий прийом громадян посадовцями – планування запису на прийом, створення доручень і документів безпосередньо з кабінету прийому. Даний функціонал дозволяє: в електронному вигляді формувати чергу до певного посадовця згідно графіку прийому, переглядати та змінювати послідовність прийому при потребі; переглядати історію звернень громадян перед прийомом; накладати резолюції або доручення безпосередньо з кабінету прийому; виконувати контроль виконання доручень по результатах прийому і робити різні звіти;

- ЦНАП – прийом громадян і юридичних осіб з запитами стосовно надання адміністративних послуг, їх обробка і надання відповідних документів та дозволів.

Ця система дозволяє в стислі терміни автоматизувати вирішення найбільш критичних завдань обробки документів, звернень громадян, передбачає можливість мешканцям міста відстежувати в он-лайн режимі процес обробки звернень та отримувати СМС повідомлення про результати вирішення питання. Впровадження системи електронного документообігу «SX-Government» у виконавчих органах місцевого самоврядування – це новітні тенденції по використанню інформаційних технологій для підвищення ефективності якісної взаємодії з громадянами, новий рівень контролю та прозорості виконавчих органів, своєчасна обробка документів, доручень та звернень, зменшення витрат на копіювання та збереження документації.

Система електронного документообігу «SX-Government» буде впроваджена в усіх виконавчих органах Первомайської міської ради, що стало можливим завдяки перемозі міського проекту «Прозорість та підзвітність між владою і громадянами» в конкурсі проектів, які сприяють розвитку місцевої демократії в Україні, що проводився Радою Європи.