Архівний відділ апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
Архівний відділ
апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
Місцезнаходження та поштова адреса: вул. Михайла Грушевського, буд. 3, кабінет 101 (перший поверх), м. Первомайськ, Миколаївська область, 55213
Архівний відділ працює щоденно, окрім вихідних з 08-00 до 17-00, обідня перерва з 12-00 до 13-00
Прийом громадян та видача відповідей на запити здійснюється за графіком: понеділок та середа з 08-00 до 12-00
Телефони: (05161) 7 54 28, 050 84 88 128, телефонувати з 08-00 до 17-00, обідня перерва з 12-00 до 13-00
Адреса електронної пошти для направлення запитів: pmrarhiv@gmail.com
Начальник архівного відділу – ІВАСІВА Тетяна Станіславівна,
головні спеціалісти архівного відділу – КУЗЬМІНА Ольга Анатоліївна
СТРИЖАК Ольга Анатоліївна
ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради
Виконання запитів безоплатно та на платній основі
Архівний відділ апарату виконавчого комітету Первомайської міської ради надає архівну інформацію на письмові запити юридичних осіб та заяви фізичних осіб.
Запити, що надходять до відділу, поділяються на:
- соціально-правового характеру;
- тематичні;
- майнові.
Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, які стосуються необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про підтвердження чи встановлення трудового стажу (а також, підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії на пільгових умовах або вислугу років), про розмір заробітної плати, про навчання в Первомайській автомобільній школі за 1944-1993 роки.
Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівним відділом безоплатно.
Безкоштовно архівний відділ надає інформацію на запити судів, правоохоронних та контрольно-ревізійних органів, а також юридичних і фізичних осіб, які передали зазначені документи на зберігання.
Безкоштовно в архівному відділі проводиться обслуговування дослідників та користувачів інформації під час роботи в читальній залі, видаються описи та справи.
Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:
- виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
- надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
- закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
- введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
- виділення житла;
- продаж домоволодінь;
- виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Роботи виконуються відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
Архівний відділ виконує тематичні та майнові запити на платній основі відповідно до рішення виконавчого комітету Первомайської міської ради від 13.04.2007 № 236 «Про встановлення цін за надання платних послуг архівним відділом апарату Первомайської міської ради та її виконавчого комітету».
Порядок виконання запитів
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством або визначені у запиті, і контролюється начальником архівного відділу.
Запит фізичної особи соціально-правового характеру, майновий може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні або під його опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).
Виконання запитів в архівному відділі організовується за наявності в запиті:
- найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
- прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
- теми (запитання);
- хронологічних рамок запитуваної інформації.
У запитах, надісланих електронною поштою, має бути зазначена зворотна поштова адреса запитувача, оскільки архівний відділ відправляє відповіді у паперовому вигляді (окрім сканованої копії відповіді надісланої на електронну адресу автору запиту).
Для юридичної особи обов’язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.
Усі запити, що надійшли до архівного відділу (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі), розглядаються начальником архівного відділу, направляються на виконання безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються у відділі.
Анонімні запити (без зазначення прізвища, ім’я, ім’я по батькові заявника, повної поштової адреси) не розглядаються.
Під час виконання відділом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архівний відділ включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.
Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками) строк його виконання становить п’ятнадцять днів з дати реєстрації. При необхідності строк виконання продовжують, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.
Непрофільний запит впродовж п’яти днів з дати його реєстрації в архівному відділі пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.
Для отримання архівної довідки, копії, витягу необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи скористатися зразком.
Зразок форми заяв для соціально-правових запитів:
- Заяви про видачу архівних довідок щодо підтвердження періоду роботи або розмір заробітної плати (додаток 1, додаток 2, додаток 3)
- Заява про надання архівних копій документів (додаток 4, додаток 5)
Працівники архівного відділу відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, та за своєчасність надання відповідей на запити юридичних та фізичних осіб.
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб здійснюється архівним відділом апарату виконавчого комітету міської ради відповідно до вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.03.2015 № 295/5 (із змінами), рішення виконавчого комітету Первомайської міської ради від 13.04.2007 № 236 «Про встановлення цін за надання платних послуг архівним відділом апарату Первомайської міської ради та її виконавчого комітету».
До уваги громадян !
Отримати відповідь на запит можливо таким чином:
- Заявникові особисто, в разі його особистого звернення до архівного відділу, за пред’явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.
- Уповноваженій заявником особі – за наявності оформленої в установленому законодавством порядку довіреності.
Отримувач розписується на звороті архівної довідки, копії, витягу із зазначенням своїх паспортних даних та дати отримання документа.
- Простим поштовим відправленням через національного оператора поштового зв’язку «Укрпошта».
- Електронною поштою.
Відправлення архівних довідок, копій, витягів «Новою поштою» та іншими операторами в архівному відділі не здійснюється.
НЕ ПРИЙМАЄТЬСЯ електронна пошта, надіслані з доменів: @mail.ru, @mail.ua, @list.ru, @yandex.ru, @yandex.ua, @rambler.ru.
Видача архівних довідок, копій та витягів з архівних документів згідно запитів соціально-правового характеру громадян та юридичних осіб, підприємств, установ та організацій здійснюється у встановленому законодавством порядку.
Контактна інформація про державні архіви
Інформацію Державного архіву Миколаївської області можна знайти за посиланням: https://mk.archives.gov.ua
Контактну інформацію державних архівів можна знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці «Мережа установ/Державні архіви областей, м. Київ».
Контактну інформацію галузевих державних архівів можна знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці «Мережа установ/Галузеві державні архіви».